После открытия юридического лица или приобретения статуса индивидуального предпринимателя может понадобиться уведомление о смене реквизитов. Речь идет и о банковских реквизитах (для расчета), и о смене юридического адреса, наименования и т.п.
Физические лица, работающие по трудовому договору, подают работодателю заявление о перечислении заработной платы на карту, в т.ч. при смене реквизитов счета или пластиковой карты. Тогда как организации (и ИП) обязаны сообщить актуальные сведения об изменении реквизитов своим контрагентам по договору или иным обязательствам, а в некоторых случаях и в налоговую инспекцию.
Пример уведомления о смене реквизитов
Общество с ограниченной ответственностью «Премьера»
ОГРН 19684769169 ИНН 61849849346
юр. адрес: 396650, Россия, Воронежская область, г. Россошь,
ул. Интернациональная, 29
Уведомление о смене реквизитов
Настоящим уведомляем Вас о том, что исполнение денежных обязательств по договору транспортной экспедиции № 49-82/2017 от 10 января 2017 г., заключенного между ООО «Премьера» и ООО «БизнесТран», просим выполнять с даты получения настоящего уведомления по следующим реквизитам: расчетный счет 409735468468460365464 в банке ПАО «ЮТП12», к/с 301468461604979296 БИК 6496846.
О получении уведомления просим проинформировать по электронной почте . Настоящее уведомление направлено в соответствии с п. 9.4. вышеуказанного договора и не требует заключения дополнительного соглашения между Сторонами.
Поступившие денежные средства на предыдущий расчетный счет 545496849469864 являться надлежащей оплатой по договору не будет, что повлечет начисление неустойки и возможное расторжение договора.
Генеральный директор А.А. Галевская
Когда составлять уведомление о смене реквизитов
Со 02 мая 2014 г. юридические лица и индивидуальные предприниматели больше не обязаны уведомлять налоговые органы об открытии счетов в банках. В то же время в целях осуществления валютного контроля обязанность уведомить об открытии счета в банке, находящемся за пределами РФ, осталась. Причем делать это должны и предприниматели, и организации, и физические лица. В таких случаях российским резидентам понадобится специальная форма уведомления (можно найти на официальном сайте ФНС), форма по КНД 1120107.
Реквизиты компании всегда включаются в текст договора. Поэтому при их смене всех контрагентов по действующим договорам необходимо уведомить. Письмо составляется в свободной форме, заверяется подписью директора и печатью организации. Почему это важно? Потому что если контрагент произведет оплату по старым реквизитам, он считается выполнившим свою обязанность. Даже если лицензия у банка уже отозвана.
Содержание и вручение уведомления о смене реквизитов
Документ составляется по факту изменения реквизитов или заранее (если они известны, к примеру, счет уже открыт, то заблаговременно). В договоре могут содержаться определенные требования о порядке направления документов контрагенту. К примеру, только почтовым уведомлением о вручении или, в том числе, по электронной почте, факсу. Первый вариант, разумеется, наиболее приемлем.
При составлении договора за неуведомление о смене реквизитов может быть предусмотрена неустойка или даже расторжение договора. Направляется сообщение на все известные адреса, в т.ч. из выписки ЕГРЮЛ, полученные при переписке, на сайте контрагента.
Уведомление о смене реквизитов вместе с доказательствами его вручения может запрашиваться судом в случае споров по исполнению договоров и иных обязательств.
По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов. При обнаружении нестыковок и отсутствии уведомления о нововведениях проблемы в первую очередь возникнут у поставщика. Дело в том, что, с юридической точки зрения, покупатель делает все правильно, а значит, не несет ответственности за неполучение конечным адресатом денег и бумаг.
Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщить заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа.
Что относится к реквизитам
Разберем, какие освновные данные нужно указать, составляя образец письма об изменении банковских реквизитов организации. Разделяют общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:
- наименование;
- ИНН и КПП;
- ОГРН;
- место нахождения;
- почтовый адрес;
- сведения о руководителе.
Платежные данные представляют собой следующий перечень:
- расчетный счет;
- наименование банка;
- корреспондентский счет.
Образец письма об изменении банковских реквизитов
Как составить письмо
Унифицированной формы в законе № 44-ФЗ не установлено. Тем не менее, следует обратить внимание на ряд особенностей.
Образец информационного письма о смене банковских реквизитов организации желательно оформлять на бланке организации. В этом случае корреспонденция будет носить более официальный характер, в отличие от простого листа А4.
В самом бланке последовательно излагается следующее:
- Наименование получателя, Ф.И.О. и должность ответственного лица.
- Название документа.
- Город, в котором составлен документ, дата и исходящий номер (при наличии).
- Сообщение о новых данных.
- Дата, с которой изменения вступают в силу.
- Дополнительная информация.
- Подпись руководителя поставщика, печать (при наличии).
Форма письма для заполнения
Как составить уведомление
Вы можете скачать наш образец уведомления об изменении реквизитов банка по ссылкам ниже или разработать свой. Для этого укажите:
- причину смены реквизитов. Например, что вы закрываете счет и открываете новый;
- день, когда закрылся старый счет;
- день, когда открыт новый счет;
- дату, с которой нужно проводить платежи по актуальным сведениям;
- сведения о новом счете (наименование банка, его БИК, номер р/сч и кор/сч в банке).
Подписать образец уведомления об изменении банковских реквизитов организации может руководитель компании или уполномоченное им лицо по доверенности.
Скачать бланк уведомления об изменении банковских реквизитов
Скачать заполненный образец уведомления о смене реквизитов
Как уведомить заказчика об изменениях
После того как исполнителю стало известно о дате начала действия новой информации, он составляет образец уведомления о смене банковских реквизитов организации.
Передать ее заказчику можно лично либо воспользоваться услугами почты. Для того чтобы оперативно поставить покупателя в известность, можно дополнительно отправить ему копию в электронном виде. Однако действительной будет считаться та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).
Получение сообщения на такой адрес свидетельствует о получении сообщения самим контрагентом, пока он не докажет обратное.
При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений. В том числе это может быть адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему. Исключение — если вам известно (должно быть известно), что он недостоверен (п. 64 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).
Если в договоре такой адрес не закреплен, направьте уведомление по адресу, указанному:
- в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо;
- в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель.
Если уведомление доставят по этому адресу, оно считается полученным, даже если лицо там не находится (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).
При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления. Однако если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны. На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление об изменении банковских реквизитов и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.
Исполнитель должен удостовериться в приеме покупателем данного документа. Сделать это можно, запросив у адресата входящий номер и дату либо расписку о получении. В противном случае в период доставки уведомления он может перечислить деньги на ваш старый расчетный счет.
Когда можно обойтись без письма об изменении реквизитов
Еще на этапе подачи заявки для участия в государственных закупках потенциальный поставщик обязан указать общие и банковские сведения. Это необходимо для составления контракта после проведения торгов. Соответственно, если организация во время подготовки тендерного предложения находится в стадии изменения каких-либо из вышеуказанных данных, то в заявке ей стоит указать новые данные. Тем более что заказчику такая информация станет доступна только после вскрытия конвертов (открытия доступа к электронным документам), когда вносить правки уже будет невозможно. Следует помнить, что до окончания срока подачи конкурсных, аукционных заявок участник может отозвать предложение, внести коррективы и подать его заново.
В случае когда заявка уже подана, участник выиграл тендер и необходимость смены реквизитов возникла на этапе заключения контракта, вместо уведомления составляется
Для каждой организации существует определенная совокупность сведений под названием «реквизиты», без которых она не может совершать какие-либо операции. Они должны содержаться в любом письме, договоре, платежном поручении и ином документе для признания его действительности. В случае изменения подобных данных компания обязана направить своим контрагентам соответствующее письмо о смене реквизитов.
Обязательная информация
Реквизиты – это данные, которые получает каждое предприятие при его регистрации. Они указываются в Учредительных документах и являются обязательным условием для совершения различного рода операций. Такую справочную информацию должны содержать в себе все документы, составленные данной организацией. В случае каких-то корректировок она тут же должна направить своим партнерам письмо о смене реквизитов.
При регистрации каждому предприятию присваивается:
- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
- юридический адрес в соответствии с регистрацией;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
- физический адрес (конкретное местонахождение);
- почтовый адрес (место, куда должна поступать корреспонденция);
- код причины постановки его на учет (КПП);
- данные об уполномоченном банке, через который она осуществляет все расчетные операции;
- банковский идентификационный код банка плательщика (БИК);
- расчетный и корреспондентский счета.
В случае изменения хотя бы одного из этих данных предприятие тут же должно поставить в известность своих должников и контрагентов. Задержка может привести к довольно серьезным последствиям. Компания должна отправить в их адрес письмо о смене реквизитов.
Правила составления документа
В деловой переписке не бывает мелочей. Тем более если она касается таких важных вещей, как реквизиты. В жизни могут произойти разные ситуации: смена руководства, уполномоченного банка или одного из имеющихся адресов. О любом из этих случаев предприятие обязано проинформировать тех, с кем оно напрямую сотрудничает. Это даже отмечено в Гражданском кодексе России. Письмо о смене реквизитов должно иметь определенный единый стиль. Такой документ, как правило, представляет собой изложение в определенной последовательности следующей информации:
- Наименование организации, в адрес которой оно направлено.
- Ф.И.О руководителя.
- Новые и старые реквизиты.
- Причина, побудившая компанию произвести подобные изменения.
- Дополнительные сведения.
- Дата составления данного документа.
- Подпись руководителя компании.
Информацию можно отправить почтой с обязательным уведомлением. Сделать это надо заранее, чтобы данные за время доставки не устарели. В некоторых случаях рекомендуется использовать электронные рассылки или передать сведения с помощью факса.
Смена адреса
Некоторые организации не имеют собственных помещений и вынуждены арендовать их путем заключения соответствующих договоров. Но порой возникает необходимость поменять место своего расположения. В этом случае неосведомленный клиент может попасть в сложную ситуацию. Чтобы такого не произошло, нужно составить письмо о смене реквизитов организации и отправить его всем существующим партнерам.
В первую очередь это касается контрагентов и кредиторов, так как с ними предприятие находится в определенных договорных отношениях. Такое письмо обычно составляется на фирменном бланке. В крайнем случае можно использовать лист формата А4, поставив на нем в левой верхней части угловой штамп. Сначала составляется так называемая шапка. Она находится в правом верхнем углу и представляет собой информацию о том, кому направляется данное сообщение. Далее идет название документа («Информационное письмо» или «О смене реквизитов»). После этого в основном тексте размещается нужная информация. Заканчивается документ подписью руководителя и заверяется круглой печатью.
Изменение платежных реквизитов
Если предприятие меняет обслуживающий его банк или хотя бы один из существующих счетов, оно тоже должно проинформировать всех заинтересованных сторон о таких действиях. В данном случае письмо о смене банковских реквизитов составляется в виде уведомления. Оно может быть адресовано отдельному контрагенту или представлять собой единый документ, который так и будет называться «Уведомление об изменении реквизитов банка».
Правила оформления остаются прежними. Правда, текст лучше составлять в такой последовательности:
- Причина внесения изменений с указанием номера, даты и названия документа, на основании которого это делается.
- Конкретная дата, с которой будут внесены изменения.
- Информация о новых реквизитах.
- Дополнительные сведения о последующих действиях. Здесь надо отметить, сохраняют ли силу все заключенные ранее договоренности.
Сообщать подобные сведения нужно за несколько дней до их наступления. Необходимо учесть, что на доставку такого письма уйдет определенное время. Кроме того, партнеру тоже нужно будет внести у себя соответствующие изменения.
Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.
Кому писать о смене реквизитов
Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.
Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.
ФАЙЛЫ
Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.
Кто составляет письмо о смене реквизитов организации
Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.
Правила составления
Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.
- В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
- Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.
Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.
Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.
Письмо можно писать
- на обычном стандартном листке формата А4
- или на фирменном бланке организации.
Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.
Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.
Пример составления письма о смене реквизитов организации
Заполнение шапки письма
- Вверху послания сначала указывается отправитель, то есть вписывается
- полное название организации (в соответствии с регистрационными бумагами),
- адрес и телефон для связи.
- Затем вносятся данные о получателе:
- его наименование
- и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).
- После этого ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту.
- Ниже посередине строки пишется название документа.
Заполнение тела письма о смене реквизитов
- Сначала до сведения получателя доводится сам факт смены реквизитов и обозначается, какие именно данные подверглись изменениям. Тут же вписывается дата, с которой прежние реквизиты утратили свое значение.
- Затем, следует указать все просьбы, имеющиеся у отправителя, касаемо прошлых и будущих документов по части изменившихся данных.
- В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.
Как отправить письмо
Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.
В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.
В статье разберемся, как правильно составить уведомление о смене расчетного счета организации. Узнаем, кого нужно уведомлять о новых реквизитах, и какие данные нужно указать в письме. Мы подготовили для вас образец уведомления и способы его отправки.
Кого нужно уведомить о смене реквизитов
Организации и ИП до 2014 года уведомляли о смене счета ИФНС и страховые фонды. Но с 3 мая 2014 года эта обязанность возложена на банки. Организации остается только отправить письмо о смене или добавлении расчетного счета своим контрагентам. Если этого не сделать, то заказчики и покупатели будут направлять платежи на старый счет, в результате чего деньги могут потеряться.
Рассмотрим, кого надо поставить в известность при смене реквизитов счета:
- покупателей, заказчиков;
- поставщиков;
- партнеров по бизнесу;
- другие организации, с которыми осуществляются расчеты в безналичной форме.
Обычно в договоре между контрагентами прописывается обязанность уведомлять участников сделки о смене реквизитов. За нарушение данного условия могут грозить даже штрафные санкции. Например, если своевременно не сообщить лизинговой компании о новом расчетном счете в другом банке, то клиенту придется заплатить неустойку.
Особых требований к содержанию письма об изменении расчетного счета организации/ИП нет. Теоретически достаточным будет отправить просто измененную карту предприятия. Но на практике лучше все же придерживаться норм деловой переписки и составить полноценное информационное письмо.
Рассмотрим, что в нем нужно указать:
- Данные отправителя (название компании или Ф.И.О ИП, адрес, ОГРН, ИНН).
- Сведения о получателе (наименование адресата, Ф.И.О. и должность руководителя, которому адресуется письмо).
- Суть изменений и меры, которые рекомендуется принять в связи с ними.
- Новые реквизиты и дату их вступления в силу.
- Подпись руководителя организации или предпринимателя.
Совет. Если взять за основу готовый образец уведомления об изменении расчетного счета, то подготовка документа займет меньше времени.
Правила заполнения уведомления
При подготовке письма о новом расчетном счете нужно придерживаться норм деловой переписки. Составить уведомление можно в печатном виде или написать его от руки.
- При указании адресата надо написать не только название организации, но и хотя бы должность лица, которому направляется сообщение.
- Использовать фирменный бланк для уведомления необязательно. Но он придает письму некоторую солидность.
- Описывать причины смены счета совершенно необязательно. Получателю уведомления они не играют роли.
- Письмо должно быть подписано руководителем организации-отправителя или ИП. Печать ставить в данном случае необязательно.
Как отправить письмо
Большинству контрагентов достаточно отправить уведомление о смене счета по электронной почте или факсу. Но если речь идет о крупной компании или государственном заказчике, то без отправки бумажного оригинала обойтись не получится. В последнем случае лучше направлять сообщение заказным письмом с уведомлением о вручении.
